Políticas de tratamiento de información

ASIMETRIX, responsable del tratamiento de la información personal que compone sus bases de datos, se encuentra domiciliada en la ciudad de Medellín, Antioquia, con asiento principal en la Carrera 43 A # 16 A Sur 38 OF 402, Medellín, Colombia, teléfono 604 604 1500 y correo electrónico rut.asimetrix@asimetrix.co.

Este documento tiene por objeto reglamentar las actividades relacionadas con el tratamiento al cual serán sometidos los datos personales que componen las bases de datos de ASIMETRIX, principalmente en lo relacionado con su finalidad, los derechos de los titulares de los datos personales, los compromisos adquiridos por ASIMETRIX con los titulares de los datos —en su calidad de responsable o encargado del tratamiento, según sea el caso— y las herramientas adoptadas para que los titulares puedan ejercer adecuadamente sus derechos.

Para aquellas situaciones no reguladas por las Políticas para el Tratamiento de Información de ASIMETRIX, se estará a lo dispuesto por las leyes 1581 de 2012 y 1266 de 2008 y los decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 1727 de 2009, compilados en el Decreto Único 1074 de 2015.

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado, emitido por el titular, para efectos de someter sus datos a una actividad de tratamiento.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales sometidos a tratamiento.
• Dato personal: toda información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales, determinadas o determinables, que componen las bases de datos de ASIMETRIX.
• Dato privado: el dato que, por su naturaleza íntima o reservada, solo es relevante para el titular.
• Dato público: el dato que es semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
• Dato semiprivado: el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública, y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad personal del titular, o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
• Dato biométrico: todos aquellos datos relativos a las características físicas, fisiológicas o comportamentales de una persona que faciliten su identificación.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que, por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular del dato: persona natural o jurídica cuyos datos, siendo objeto de tratamiento, hacen parte de las bases de datos de ASIMETRIX.
• Tratamiento: toda operación o conjunto de operaciones que ASIMETRIX ejecuta sobre los datos personales que componen sus bases de datos, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
• Transmisión de datos: tratamiento de datos personales que implica su comunicación dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
• Transferencia de datos: ocurre cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor que, a su vez, es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Principio de legalidad: durante todas las etapas y actividades de tratamiento de información por parte de ASIMETRIX o de quien esta designe como encargado, se dará aplicación a lo establecido en esta política y a las normas descritas en la sección 3, así como a todas aquellas que las reglamenten, adicionen, modifiquen o supriman.
• Principio de finalidad: en el tratamiento de información personal de las bases de datos de ASIMETRIX se ejecutarán únicamente las actividades relacionadas con la finalidad establecida en la sección 9.
• Principio de libertad: las actividades de tratamiento a las que serán sometidos los datos personales regidos por esta política se ejecutarán únicamente cuando el titular haya emitido, de manera previa o expresa, autorización para tal fin, salvo que se trate de aquellos casos que, en virtud del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no requieran dicha autorización. Lo anterior no impide que, en cualquier momento, el titular solicite la supresión de su dato personal, conforme a lo previsto en la sección 20 (derecho de supresión).
• Principio de veracidad o calidad: ASIMETRIX se compromete a garantizar que la información que compone sus bases de datos sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; en consecuencia, se abstendrá de tratar datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Para ello, pone a disposición de los titulares los mecanismos descritos en las secciones 22, 23 y 24 de este documento, orientados a garantizar que puedan, en todo momento, solicitar la corrección, actualización o supresión de su información.
• Principio de transparencia: ASIMETRIX ha adoptado los mecanismos idóneos para garantizar que el titular pueda obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: el acceso a la información que compone las bases de datos de ASIMETRIX está restringido al personal especializado y previamente capacitado en el manejo de este tipo de información. ASIMETRIX no publica la información personal objeto de tratamiento en internet ni en otros medios de divulgación o comunicación masiva.
• Principio de seguridad: ASIMETRIX ha implementado una serie de medidas técnicas, humanas y administrativas, acordes con la naturaleza de los datos objeto de tratamiento, para impedir que estos sean adulterados, extraviados, consultados, usados o accedidos por personal no autorizado.
• Principio de confidencialidad: ASIMETRIX ha adoptado un protocolo que garantiza a los titulares que las personas que intervienen en el tratamiento de sus datos personales guardarán reserva sobre dicha información, aun después de finalizada la labor de tratamiento o su vínculo contractual con ASIMETRIX.

Por regla general, las actividades de tratamiento de información reglamentadas por esta política se ejecutarán sobre datos personales cuyos titulares hayan emitido su autorización de manera previa, expresa e informada.

Sin perjuicio de lo anterior, ASIMETRIX se reserva el derecho de ejecutar actividades de tratamiento sobre información cuya autorización no sea requerida en virtud de las disposiciones legales que reglamentan la materia, caso en el cual continúan vigentes los compromisos de ASIMETRIX frente a los titulares de la información, establecidos en esta política.

Para los efectos pertinentes, ASIMETRIX puede utilizar cualquiera de las siguientes modalidades para la obtención de los datos sometidos a tratamiento:

• Datos recolectados directamente por ASIMETRIX: ASIMETRIX conserva copia de las autorizaciones emitidas por cada uno de los titulares de los datos que componen sus bases de datos.
• Datos suministrados por terceros: además de los datos personales recolectados directamente con el titular, existen ocasiones en las que ASIMETRIX obtiene datos personales de bases de datos suministradas por terceros que previamente han obtenido la autorización de los titulares.

Por regla general, ASIMETRIX actúa en calidad de responsable del tratamiento, según lo dispuesto en las secciones 1 y 4 de esta política. Sin embargo, atendiendo a situaciones particulares de ciertas bases de datos, las finalidades perseguidas con su tratamiento y/o la ejecución de ciertas obligaciones contractuales, ASIMETRIX podrá adquirir la calidad de encargado del tratamiento de información personal respecto de otras bases de datos. En este último caso, se dará plena observancia a los compromisos dispuestos en la sección 19 de esta política.

Adicionalmente, ASIMETRIX se reserva la facultad de delegar ciertas actividades de tratamiento a un tercero para que las ejecute en su nombre, caso en el cual este último observará los compromisos establecidos en la sección 19 de esta política.

Las bases de datos de ASIMETRIX hacen referencia al conjunto de datos personales almacenados sistemáticamente, atendiendo a las finalidades descritas en esta política. Las actividades de tratamiento que se desarrollan sobre estas comprenden la recolección de los datos personales, su almacenamiento, transmisión a sus encargados, uso para el desarrollo habitual de las actividades comprendidas dentro de su objeto social, el cumplimiento de obligaciones de naturaleza legal y contractual, y la consulta y verificación de información. ASIMETRIX no transfiere sus bases de datos a terceros, según se define en la sección 4; sin embargo, en caso de requerirlo, ASIMETRIX se asegurará de contar con la autorización previa, expresa e informada para el desarrollo de dicha actividad de tratamiento.

Adicional a lo anterior, en algunos casos ASIMETRIX podrá consultar, solicitar, suministrar, reportar, procesar y divulgar información relacionada con el comportamiento crediticio, financiero, comercial y de servicios de los titulares, a entidades públicas o privadas, en Colombia o en el exterior, que administren o manejen bases de datos relacionadas con el nacimiento, desarrollo, modificación, extinción y cumplimiento de obligaciones financieras, comerciales, crediticias y de servicios. Para el desarrollo de tales actividades, ASIMETRIX se asegurará de contar con la autorización previa, expresa e informada de los titulares.

Las referidas actividades de tratamiento podrán ejecutarse a través de correos electrónicos, documentos físicos, mensajes de texto, mensajes de datos, llamadas telefónicas (celulares o teléfonos fijos), inclusión de información en dispositivos electrónicos o digitales, o medios físicos, entre otros.

ASIMETRIX, para el desarrollo de su objeto social y el cumplimiento de diversas obligaciones legales y contractuales, de carácter interno y externo, requiere de ciertas bases de datos cuyas finalidades varían dependiendo de las características propias y la naturaleza de cada una de ellas. A excepción de lo expresamente dispuesto para cada base de datos en particular, las siguientes finalidades son comunes a todas las bases de datos de ASIMETRIX:

• Establecimiento de canales de comunicación con los titulares de los datos personales y envío de boletines e información de carácter comercial e institucional de ASIMETRIX o de las compañías o personas representadas por ASIMETRIX.
• Cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales relacionadas con el desarrollo de actividades propias del objeto social de ASIMETRIX.
• Ejecución de actividades de mercadeo, publicidad y programas de fidelización relacionados con el objeto social de ASIMETRIX o de las compañías o personas representadas por ASIMETRIX.
• Organización y ejecución de eventos y programas culturales e institucionales.
• Atención y trámite de requerimientos, quejas y reclamos.
• Almacenamiento de información en archivos activos y/o inactivos, cuando exista un deber legal de conservarla con posterioridad a la ejecución de las actividades o relaciones que dan origen al tratamiento, de conformidad con la legislación específica que regule la materia.

Las actividades de tratamiento sobre las bases de datos de empleados (potenciales, actuales y antiguos), además de las finalidades comunes a todas las bases de datos, tendrán las siguientes finalidades:

• Ejecución de procesos de selección, promoción, bienestar laboral, nómina, desempeño y competencias, inducción, entrenamiento, formación, seguridad y salud en el trabajo, y ambiente laboral.
• Realización de pruebas de conocimiento, psicológicas y/o técnicas a los titulares de los datos personales.
• Ejecución de programas de formación y capacitación.
• Emisión y validación de referencias laborales y/o comerciales.
• Suministro de información personal para la ejecución de las relaciones contractuales de ASIMETRIX con terceros.
• Adopción de medidas de control y seguridad sobre las diferentes instalaciones, bienes o activos de ASIMETRIX.
• Utilización de la imagen personal y/o videos donde aparezca la imagen personal, capturados por sistemas de monitoreo y/o videovigilancia dispuestos por ASIMETRIX en toda su infraestructura, como medio de prueba o evidencia en procesos judiciales, extrajudiciales o administrativos que adelante ASIMETRIX o en los que sea parte o esté vinculada de cualquier forma.
• Publicación de imágenes (imagen personal) en la página web de ASIMETRIX, así como en las diferentes redes sociales de las cuales ASIMETRIX sea titular.
• Verificación y consulta de información relacionada con los titulares en listas y bases de datos de carácter público o privado, tanto nacionales como internacionales, relacionadas directa o indirectamente con: (i) antecedentes judiciales, penales, fiscales, disciplinarios o de responsabilidad por daños al patrimonio estatal; (ii) inhabilidades e incompatibilidades; (iii) lavado de activos; (iv) financiación del terrorismo; (v) corrupción; (vi) soborno transnacional; (vii) personas buscadas por la justicia; y en las demás bases de datos que informen sobre la vinculación de personas con actividades ilícitas de cualquier tipo.

Las actividades de tratamiento sobre las bases de datos de proveedores (incluyendo potenciales, actuales y antiguos, así como sus empleados y personas de contacto), además de las finalidades comunes a todas las bases de datos, tendrán las siguientes finalidades:

• Facilitar los procesos de contratación de servicios y/o suministro de productos.
• Verificar el cumplimiento de las prestaciones contractuales a favor de ASIMETRIX por parte de los contratistas.
• Evaluar la calidad de los servicios y productos suministrados por los proveedores.
• Servir como elemento de análisis para el establecimiento y/o mantenimiento de relaciones contractuales.
• Servir como elemento de análisis para la evaluación de los riesgos derivados de relaciones contractuales vigentes.
• Servir como elemento de análisis para realizar estudios de mercado o investigaciones comerciales o estadísticas.
• Servir como elemento de análisis para la verificación del origen de los recursos y de actividades relacionadas con el lavado de activos y/o la financiación del terrorismo.
• Validación y emisión de referencias comerciales y demás información suministrada.
• Verificación y consulta de información relacionada con los titulares en listas y bases de datos de carácter público o privado, tanto nacionales como internacionales, relacionadas directa o indirectamente con: (i) antecedentes judiciales, penales, fiscales, disciplinarios o de responsabilidad por daños al patrimonio estatal; (ii) inhabilidades e incompatibilidades; (iii) lavado de activos; (iv) financiación del terrorismo; (v) corrupción; (vi) soborno transnacional; (vii) personas buscadas por la justicia; y en las demás bases de datos que informen sobre la vinculación de personas con actividades ilícitas de cualquier tipo.
• Verificación, consulta y reporte de información relacionada con el comportamiento crediticio, financiero, comercial y de servicios de los titulares, a entidades públicas o privadas que administren o manejen bases de datos relacionadas con el nacimiento, desarrollo, modificación, extinción y cumplimiento de obligaciones financieras, comerciales, crediticias y de servicios.

Las actividades de tratamiento sobre la base de datos de accionistas, además de las finalidades comunes a todas las bases de datos, tendrán las siguientes finalidades:

• Cumplimiento de obligaciones legales y derivadas de los estatutos sociales frente al accionista, titular de los datos.
• Suministro de información sobre el pago de dividendos o utilidades.
• Adopción de medidas de control y seguridad sobre las diferentes instalaciones de ASIMETRIX.

Las actividades de tratamiento sobre la base de datos de clientes (incluyendo actuales y antiguos, así como sus personas de contacto), además de las finalidades comunes a todas las bases de datos, tendrán las siguientes finalidades:

• Seguimiento al cumplimiento de las obligaciones por parte de los clientes.
• Servir como elemento de análisis para el establecimiento y/o mantenimiento de relaciones contractuales.
• Servir como elemento de análisis para la evaluación de los riesgos derivados de relaciones contractuales vigentes.
• Servir como elemento de análisis para realizar estudios de mercado o investigaciones comerciales o estadísticas.
• Evaluación de la calidad y del nivel de satisfacción de los servicios prestados por ASIMETRIX, así como la creación de estrategias de mejoramiento en su prestación.
• Transmisión de datos personales de los titulares a personas naturales o jurídicas que ostenten la calidad de aliados estratégicos de ASIMETRIX, o con las cuales ASIMETRIX haya celebrado o celebre acuerdos de colaboración o asociación.
• Transferencia de datos personales de los titulares a personas naturales o jurídicas que ostenten la calidad de aliados estratégicos de ASIMETRIX, o con las cuales ASIMETRIX haya celebrado o celebre acuerdos de colaboración o asociación.
• Adopción de medidas de control y seguridad sobre las diferentes instalaciones de ASIMETRIX.
• Validación de referencias comerciales y demás información suministrada.
• Verificación y consulta de información relacionada con los titulares en listas y bases de datos de carácter público o privado, tanto nacionales como internacionales, relacionadas directa o indirectamente con: (i) antecedentes judiciales, penales, fiscales, disciplinarios o de responsabilidad por daños al patrimonio estatal; (ii) inhabilidades e incompatibilidades; (iii) lavado de activos; (iv) financiación del terrorismo; (v) corrupción; (vi) soborno transnacional; (vii) personas buscadas por la justicia; y en las demás bases de datos que informen sobre la vinculación de personas con actividades ilícitas de cualquier tipo.
• Verificación, consulta y reporte de información relacionada con el comportamiento crediticio, financiero, comercial y de servicios de los titulares, a entidades públicas o privadas que administren o manejen bases de datos relacionadas con el nacimiento, desarrollo, modificación, extinción y cumplimiento de obligaciones financieras, comerciales, crediticias y de servicios.

Las actividades de tratamiento sobre las bases de datos de clientes potenciales (incluyendo sus personas de contacto), además de las finalidades comunes a todas las bases de datos, tendrán las siguientes finalidades:

• Verificación y consulta de información relacionada con los titulares en listas y bases de datos de carácter público o privado, tanto nacionales como internacionales, relacionadas directa o indirectamente con: (i) antecedentes judiciales, penales, fiscales, disciplinarios o de responsabilidad por daños al patrimonio estatal; (ii) inhabilidades e incompatibilidades; (iii) lavado de activos; (iv) financiación del terrorismo; (v) corrupción; (vi) soborno transnacional; (vii) personas buscadas por la justicia; y en las demás bases de datos que informen sobre la vinculación de personas con actividades ilícitas de cualquier tipo.
• Transmisión de datos personales de los titulares a personas naturales o jurídicas que ostenten la calidad de aliados estratégicos de ASIMETRIX, o con las cuales ASIMETRIX haya celebrado o celebre acuerdos de colaboración o asociación.
• Transferencia de datos personales de los titulares a personas naturales o jurídicas que ostenten la calidad de aliados estratégicos de ASIMETRIX, o con las cuales ASIMETRIX haya celebrado o celebre acuerdos de colaboración o asociación.
• Adopción de medidas de control y seguridad sobre las diferentes instalaciones de ASIMETRIX.

ASIMETRIX reconoce que ciertos datos sometidos a tratamiento revisten, o pueden revestir, la calidad de datos sensibles. En ese sentido, ha adoptado las medidas necesarias para que, cuando los datos tratados sean de aquellos definidos legalmente como sensibles:

• Se refuerce el cumplimiento de los principios que regulan el tratamiento de información personal, establecidos en la sección 5.
• Ninguna actividad se condicione al suministro de datos personales sensibles.
• Se obtenga la autorización expresa, informada y facultativa de los titulares de dichos datos, antes de la ejecución de cualquier actividad de tratamiento.

Por regla general, en la ejecución de cualquier actividad de tratamiento de datos personales, ASIMETRIX se abstendrá de manipular datos cuyo titular sea un menor de edad, a la luz de lo dispuesto en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

Excepcionalmente, cuando ASIMETRIX requiera someter a tratamiento datos personales de menores de edad, dicho tratamiento se someterá a las siguientes reglas:

• Respeto del interés superior del menor titular del dato.
• Respeto de los derechos fundamentales del menor titular del dato.
• Autorización emitida por el representante legal del menor titular del dato, cuando se requiera.
• Respeto del derecho del menor a ser escuchado, teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, así como la naturaleza de los datos sometidos a tratamiento y la finalidad perseguida con tales actividades.

En cumplimiento de lo dispuesto en la sección 7 de esta política y en los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, y en su calidad de responsable del tratamiento de información personal, ASIMETRIX adopta los siguientes compromisos con los titulares de la información personal:

• Garantizar al titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar autorización del titular en los casos en que, conforme a una disposición legal, sea necesario obtenerla.
• Conservar copia de la autorización emitida por el titular, cuando esta sea necesaria.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección de sus datos.
• Informar debidamente al titular los derechos que le asisten en virtud de su calidad de tal.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información sometida a tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta o esté parcializada.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en los términos señalados por la ley.
• Permitir el acceso a la información personal únicamente a las personas que, según las disposiciones legales, puedan tener acceso a ella.
• Adoptar un manual interno de procedimientos para garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales.
• Informar al titular, a su solicitud, sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la Superintendencia Delegada para la Protección de Datos Personales, o a quien haga sus veces, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

Tratándose de información objeto de controversia ante una autoridad administrativa o judicial, que esté siendo objeto de reclamo por parte del titular, o cuyo bloqueo haya sido ordenado por la autoridad competente, ASIMETRIX se compromete a tomar todas las medidas pertinentes para impedir que dicha información continúe siendo tratada —salvo en lo referente a su almacenamiento— hasta que se tome una decisión de fondo.

Las obligaciones que se describen a continuación serán aplicables (i) cuando, por razones de conveniencia, ASIMETRIX delegue en un tercero la realización de ciertas actividades relacionadas con el tratamiento de datos, o (ii) cuando ASIMETRIX realice actividades de tratamiento en calidad de encargado, según fue definido en la sección 4 de este documento:

• Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos cuando así sea requerido por ASIMETRIX o directamente por el titular.
• Tramitar los requerimientos formulados por los titulares tendientes a obtener el debido tratamiento de sus datos personales.
• Tratándose de información objeto de controversia ante una autoridad administrativa o judicial, que esté siendo objeto de reclamo por parte del titular, o cuyo bloqueo haya sido ordenado por la autoridad competente, tomar todas las medidas pertinentes para impedir que dicha información continúe siendo tratada —salvo en lo referente a su almacenamiento— hasta que se tome una decisión de fondo.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que puedan tener acceso a ella.
• Informar a la Superintendencia Delegada para la Protección de Datos Personales, o a quien haga sus veces, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Adoptar políticas de tratamiento de datos que aseguren el debido tratamiento de los datos personales.
• Suministrar las políticas de tratamiento de datos personales mencionadas en el numeral anterior al responsable del tratamiento.

ASIMETRIX, comprometida con el respeto a los intereses de los titulares de los datos personales sometidos a su tratamiento, y consciente de la importancia del debido tratamiento de datos personales, reconoce a los titulares de los datos de sus bases de datos los siguientes derechos:

• Conocimiento: en virtud de este derecho, el titular puede solicitar, en cualquier momento y de manera gratuita, información sobre los datos que sobre él estén siendo tratados por ASIMETRIX, y el uso que se les da.
• Rectificación: potestad del titular de solicitar, en cualquier momento, la corrección de la información inexacta que repose en las bases de datos de ASIMETRIX.
• Actualización: facultad del titular de solicitar que, por motivos diferentes a la corrección de datos, la información que reposa en las bases de datos de ASIMETRIX sea completa y esté actualizada; en este sentido, podrá solicitar el ingreso o la supresión de todo tipo de información que considere pertinente.
• Solicitar copia de la autorización: cuando se requiera autorización del titular para que sus datos sean sometidos a actividades de tratamiento, conforme a la sección 6 y al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, el titular podrá solicitar, en cualquier momento y de manera gratuita, copia de la autorización que emitió.
• Revocar la autorización: cuando se requiera autorización del titular para que sus datos sean sometidos a actividades de tratamiento, conforme a la sección 6 y al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, el titular podrá revocar dicha autorización en cualquier momento.
• Supresión: en virtud de este derecho, el titular podrá solicitar a ASIMETRIX, en cualquier momento, la supresión de los datos que reposen en sus bases de datos, siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos.

ASIMETRIX ha adoptado una serie de procedimientos para el adecuado tratamiento de la información personal y el ejercicio de los derechos de los titulares reconocidos en la sección 20. Estos procedimientos varían dependiendo del derecho ejercido por el titular, como se describe en las secciones 22 y 23 siguientes.

Para el ejercicio de los derechos de conocimiento, acceso a la información y solicitud de copia de la autorización, los titulares o las personas legitimadas conforme a la sección 24 podrán elevar consultas al Oficial de Privacidad de ASIMETRIX (sección 25), bajo las siguientes reglas:

• Mecanismos: las consultas se elevarán al Oficial de Privacidad de ASIMETRIX a través del correo electrónico comunicaciones.asimetrix@asimetrix.co, describiendo brevemente la información sobre la cual se desea tener acceso, la dirección de correspondencia, los datos de identificación y, cuando quien presenta la solicitud no sea el titular, los documentos que acrediten su legitimidad para actuar.
• Trámite: recibida la consulta, el Oficial de Privacidad de ASIMETRIX la resolverá, en la medida de lo posible, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Cuando no sea posible atenderla dentro de dicho término, se informará al solicitante la situación, los motivos de la demora y la fecha en que será resuelta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Respuesta: el Oficial de Privacidad de ASIMETRIX dará respuesta a los requerimientos de los titulares dentro de los términos señalados, de manera escrita, a la dirección física o electrónica suministrada por el solicitante para tal efecto. Cuando el solicitante suministre más de una dirección, será a discreción de ASIMETRIX decidir a cuál de ellas enviar la respuesta.

Para el ejercicio de los derechos de rectificación, actualización, revocatoria de la autorización y supresión de la información, los titulares o las personas legitimadas conforme a la sección 24 podrán elevar reclamaciones al Oficial de Privacidad de ASIMETRIX (sección 25), bajo las siguientes reglas:

• Mecanismos: las reclamaciones se elevarán al Oficial de Privacidad de ASIMETRIX a través del correo electrónico comunicaciones.asimetrix@asimetrix.co, describiendo brevemente los hechos que motivan la petición, la dirección de correspondencia y los datos de identificación, y adjuntando los documentos que soporten la solicitud y que acrediten la legitimidad para actuar, cuando quien la presenta no sea el titular del dato.
• Reclamo incompleto: cuando ASIMETRIX considere que el reclamo es incompleto por faltar alguno de los requisitos anteriores, requerirá al interesado, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la petición, para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde dicho requerimiento sin que el interesado presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo, sin perjuicio de que pueda presentar uno nuevo sobre el mismo asunto; en tal caso, los términos para resolver se contarán a partir de la nueva petición.
• Reclamo completo: una vez recibido el reclamo completo, o subsanadas las fallas dentro del plazo indicado, se incluirá en la base de datos correspondiente una anotación que indique "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles; dicha anotación se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El Oficial de Privacidad de ASIMETRIX resolverá el reclamo, en la medida de lo posible, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción. Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al titular la situación, los motivos de la demora y la fecha en que será resuelto, la cual en ningún caso superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Decisión: el Oficial de Privacidad de ASIMETRIX dará respuesta a los requerimientos de los titulares dentro de los términos señalados, de manera escrita, a la dirección física o electrónica suministrada por el solicitante para tal efecto. Cuando el solicitante suministre más de una dirección, será a discreción de ASIMETRIX decidir a cuál de ellas enviar la respuesta.

Se encuentran legitimados para ejercer los derechos establecidos en la sección 20 y los demás reconocidos por la ley: el titular del dato, sus causahabientes y las personas autorizadas por aquel o por estos. En los dos últimos casos, deberá acreditarse la calidad invocada a través de mecanismos idóneos.

Para todos los asuntos relacionados con actividades de tratamiento de información personal, así como para la atención de consultas y reclamos, ASIMETRIX ha designado como competente a su Oficial de Privacidad, e implementado para tal fin medidas técnicas, humanas y administrativas que garanticen la confidencialidad y seguridad de la información.

Esta política rige a partir de la fecha de su publicación, el 12 de octubre de 2024, y estará vigente durante el tiempo en que ASIMETRIX ejecute las actividades descritas en esta política y estas se correspondan con las finalidades de tratamiento que la inspiraron.

Los cambios sustanciales en las políticas de tratamiento que puedan afectar el contenido de la autorización —principalmente los relacionados con la identificación de ASIMETRIX y/o la finalidad del tratamiento de los datos personales— serán comunicados oportunamente a los titulares, de manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.

ASIMETRIX, velando por la efectiva protección de los datos personales de los titulares cuya información compone sus bases de datos, pone a disposición del público en general la información relacionada con la Delegatura para la Protección de Datos Personales, autoridad competente a nivel nacional que ejerce la vigilancia sobre las actividades de tratamiento desarrolladas en el territorio nacional, la cual puede ser consultada en el siguiente enlace: http://www.sic.gov.co/sobre-la-proteccion-de-datos-personales.